Meest gestelde vragen (en antwoorden) over een bestuursjaar

– Hoeveel tijd ben je kwijt met bestuur?
Het is per functie afhankelijk hoeveel tijd je kwijt bent met bestuur en hoeveel je zelf betrokken wilt zijn bij activiteiten en broertjesverenigingen. Daarnaast zijn er altijd drukke weken en minder drukke weken. Je bent er gemiddeld evenveel tijd mee kwijt als een normaal bijbaantje. Het is erg belangrijk om je te realiseren dat je een bestuursjaar naast je studie doet, dus je kan gewoon je colleges volgen en bestuurszaken daaromheen plannen. In uitzonderlijke gevallen zal er iets overlappen, maar er zitten ook nog andere bestuursleden in je bestuur die jou dan kunnen opvangen. Je doet het bestuur met z’n allen, dus er is altijd wel iemand die het minder druk heeft.

– Hoeveel aanwezigheid wordt er van je verwacht?
Er wordt van je verwacht dat je aanwezig bent bij de wekelijkse bestuursvergadering. Je moet streven hier altijd bij te kunnen zijn, maar deze vergadering plan je ook samen, meestal voor een hele periode lang. Het kan natuurlijk alsnog voorkomen dat je onverwachts niet kunt.. Daarnaast is de aanwezigheid afhankelijk van de afspraken die jij met je bestuur maakt. Alle activiteiten van Mens zijn leuk om bij aanwezig te zijn, maar het is niet verplicht, tenzij jullie dit verplicht stellen binnen jullie bestuur. Daarnaast zijn alle borrels en constitutieborrels ook vrijblijvend.
Er zijn evenementen die door het bestuur worden georganiseerd, zoals Mens-lunches en buluitreikingen. Voor de uitstraling als bestuur, is het erg handig hierbij je gezicht te laten zien.
Ook hier geldt dat het zeker voorkomt dat iemand niet kan en dan vangen anderen dat op.
Je moet ook ongeveer 2 keer per week de Mens-kamer openen of sluiten. Het openen is om 08.30u en het sluiten om minimaal 17.30u, dit mag dus ook later.
Je moet er wel naar streven zoveel mogelijk aanwezig te zijn, want het is ook gewoon erg leuk om als groep vaak aanwezig te zijn en dingen samen te doen.

– Hoeveel bedraagt de bestuursbeurs?
De huidige bestuursbeurs voor S.V. Mens bedraagt momenteel 8750 euro voor het gehele bestuursjaar. Dit bedrag deel je tussen alle bestuursleden. De bestuursbeurs kan veranderen afhankelijk van de regels de VU. Het is een erg mooi bedrag dat je krijgt, maar je doet een bestuursjaar niet echt voor het geld. Je moet het vooral doen, omdat je het leuk vindt en jezelf wilt ontwikkelen.

– Welke vaardigheden moet je voorafgaand aan het bestuur bezitten?
Een bestuursjaar is er vooral voor bedoeld om heel veel te leren en je steentje bij te dragen aan de vereniging. Dit betekent dat er niet echt vaardigheden zijn die je perse moet bezitten, want alles is te leren. Als je gemotiveerd bent en bereid met om hard te werken met een groep en iets moois neer te zetten voor de vereniging, is dat in principe genoeg.
Natuurlijk is het wel handig als je bijvoorbeeld affiniteit met geld hebt als je Penningmeester wilt worden. Of leiding durft te geven en niet bang bent om voor grote groepen te praten als je Voorzitter wilt worden. Maar dit zijn allemaal prés en geen vereisten.

– Hoe kom ik erachter welke functie ik wil doen?
Op de Mens-site en facebookpagina S.V. Mens staat informatie over de bestuursfuncties in de vorm van blogs. Daarnaast hangen er posters in de Mens-kamer. Praat vooral heel veel met het huidige bestuur over de verschillende functies. Daarnaast heb je natuurlijk ook nog een sollicitatiegesprek, waarin je samen met de SollicitatieCommissie alle functies gaat langs lopen. Dus het is helemaal niet erg als je nog niet precies weet welke functie je wilt doen.

– Wat zijn voor- en nadelen van het bestuur?
Voordelen:
– Je leert ontzettend veel bij
– Samenwerken in een groep
– Professionele houding
– Plannen
– Nieuwe skills binnen en buiten jouw functie
– Met tegenslagen omgaan
– Het echt kunnen genieten van dingen die goed gaan.
– Je leert heel veel nieuwe mensen kennen
– Het staat goed op je CV
– Netwerk uitbreiden
– Ontwikkeling als persoon
– De rol van groepsdynamiek bij lange samenwerking

Nadelen:
– Het is druk i.c.m. je studie en je sociale leven
– Het openen van de Mens-kamer om 08.30 is niet iedereens favoriet
– Soms kom je jezelf enorm tegen doordat je bijvoorbeeld niet goed gepland hebt, of een totaal andere mening hebt dan iemand anders.
– Je maakt soms hele lange dagen
– Je kunt niet altijd alles doen wat je zou willen (prioriteiten stellen is dus weer iets wat je leert)

Als je nog meer vragen hebt, laat ze dan weten en dan zullen wij erop antwoorden!

De functies (vice)Secretaris en Commissaris Mens-kamer

Lieve allemaal,

Deze week is het mijn beurt om wat over mijn functies en ervaringen binnen het bestuur te vertellen! Het afgelopen jaar heb ik twee bestuursfuncties mogen uitvoeren: Vicesecretaris en Penningmeester AC.

Met mijn functie als vicesecretaris heb ik vooral de secretaris (Maartje) ondersteund. Zo hebben we bepaalde taken van het secretariaat samen uitgevoerd, maar ook taken onderverdeeld. In het stukje over de functie secretaris, wat Maartje enkele weken geleden heeft geschreven, staan vrijwel alle taken al benoemd. Ik wil jullie dan ook vooral daar naartoe verwijzen omdat alle taken van de vicesecretaris vanaf volgend jaar volledig onder de secretaris zullen vallen.

Vanaf volgend jaar is Penningmeester AC veranderd in de Commissaris Mens-kamer. Hieronder zullen alle taken van de voormalig Penningmeester AC vallen en ben je daarnaast ook hoofdverantwoordelijk voor de Mens-kamer. Je zult je als Commissaris Mens-kamer voornamelijk bezig gaan houden met de financiën van de Activiteiten Commissie. Hieronder vallen de bar in de Mens-kamer en de activiteiten die de AC organiseert. Voor de bar doe je elke maand de standaard inkopen en kies je daarnaast ook een ‘Special van de maand’. Aan het einde van de maand tel je de barvoorraad en houd je bij wat er door iedereen is gestreept. Aan de hand van de streeplijsten van de bar en incassolijsten van activiteiten voer je samen met de Penningmeester van het bestuur de incasso’s uit. Al je inkomsten en uitgaven houd je zowel op papier als digitaal bij, zodat je goed overzicht hebt en ook resultatenrekeningen kan maken. Het is voor deze functie dus erg belangrijk dat je affiniteit hebt met geld en dat je gestructureerd te werk kunt gaan.

Voor het openen en sluiten van de Mens-kamer maak je het rooster. Hierdoor is de kamer altijd van 08.30 tot 17.30 geopend. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor het interieur van de Mens-kamer. Wanneer er iets kapot is, zorg jij ervoor dat het wordt gemaakt. Dit hoef je natuurlijk niet per se zelf te doen, je kunt het ook aangeven in een vergadering en binnen het bestuur afspreken wie het oppakt. Onder de Mens-kamer valt ook de EHBO-doos, die up-to-date gehouden moet worden en de vissen, die natuurlijk gevoerd moeten worden. Ook de vissen hoef je natuurlijk niet elke keer zelf te voeren, hier kun je ook een rooster voor maken. Tot slot is het jouw taak de sferen van de Mens-kamer te verzorgen bij bijvoorbeeld Sinterklaas, Kerstmis en Pasen. Ook dit doe je natuurlijk allemaal met behulp van de rest van het bestuur.

Dit laatste geldt niet alleen hiervoor, maar voor het hele bestuursjaar. Je gaat samen het avontuur aan! Je leert er ontzettend veel van en daarnaast is het natuurlijk ook erg leuk! Je ontwikkelt jezelf op een heel ander gebied dan alleen je studie en maakt een vriendengroep voor het leven. Ik zou het persoonlijk echt iedereen aan kunnen raden.

Als er nog vragen zijn of als er iets onduidelijk is, laat het mij dan vooral weten!

Liefs,
Dominique

Is een functie als Penningmeester of Commissaris Intern iets voor jou?

Beste allen,

Deze week is de taak aan mij om jullie te vertellen over twee functies die ik op dit moment vervul in het bestuur der S.V. Mens. Deze functies zijn Penningmeester en Commissaris Intern, allereerst zal ik beginnen met Penningmeester vervolgens zal ik na Commissaris Intern nog mijn algemene bevindingen van het bestuursjaar kort toelichten.

Als Penningmeester ben je verantwoordelijk voor het bijhouden en overzien van alle geldzaken van de vereniging. Als penningmeester hou je zowel op papier als digitaal alle geldstromen bij, voer je incasso’s uit en maak je facturen. Naast deze administratie ben je ook verantwoordelijk voor de boekverkoop, dit betekent dat je boeken besteld, contact hebt met de boekhandel, de prijs bepaald en de boeken verkoopt elke periode.

Omdat je als Penningmeester een goed overzicht hebt over het geld van de vereniging wordt er tijdens de vergadering vaak aan jou om advies gevraagd over uitgaven. Hierbij moet je een goed overzicht hebben van de huidige situatie maar ook inschattingen durven maken over toekomstige uitgaven. Vaardigheden die je als Penningmeester hebt of kan leren zijn: verantwoordelijkheid, structureel werken, plannen en durven. Voor mij was dit een erg uitdagende maar ook leuke functie om te vervullen, ik vond het leuk op de hoogte te blijven van de financien en alle administratie netjes uit te voeren.

Naast Penningmeester draag ik natuurlijk ook de functie Commissaris Intern. Binnen deze functie ben je als eerste verantwoordelijke voor alle commissies binnen de vereniging, bij contact van en naar de commissies ben jij het aanspreekpunt vanuit het bestuur. Hiernaast organiseer je ook voorzitter overleggen en persoonlijke gesprekken met voorzitters om de commissies in goede banen te leiden. Bij de verantwoordelijkheid van de commissies hoort natuurlijk ook de administratie (o.a. commissiebord, commissiebestand) die hierbij komt kijken. Naast de commissies is de Commissaris Intern verantwoordelijk voor het werkplekkenbestand (informatie over oud-MNWers met waar ze nu staan in hun carriere) en voor het OMA.

Het Orgaan der Mens Alumni is een groep van oud-leden die onze vereniging nog financieel ondersteunen, voor deze groep wordt elk jaar een diner en een borrel georganiseerd. Vaardigheden die ja als Commissaris Intern hebt of kan leren zijn: Leiding geven, sociaal, oplossingsgericht en overzichtelijk werken. Ik vind deze functie vooral erg leuk omdat je midden in de vereniging staat en heel veel sociaal contact hebt met alle voorzitters van commissies.

Ik heb nu al erg veel uit mijn bestuursjaar gehaald, je kan heel veel over jezelf leren en nieuwe competenties ontwikkelen. Daarnaast is er naast het harde werken ook ruimte voor gezelligheid en heb ik vrienden voor het leven gemaakt. Al met al een ervaring die ik nooit meer ga vergeten en iedereen aan kan raden.

Mocht je nog vragen hebben over mijn functies en/of ervaringen dan kan je mij altijd contacten.

Groeten,

Koen

Functie: Voorzitter

VeelzijdigVerantwoordelijkheidLeiding gevenAanspreekpunt VU – Public SpeakingOverzicht Enthousiasme

Lieve leden,

Nu is het toch ook aan mij om iets te vertellen over mijn functie binnen het bestuur. Waar zal ik eens beginnen, de functie voorzitter is super veelzijdig! Je krijgt als voorzitter namelijk alles mee binnen het bestuur en leert dan ook over alle functies wel iets. Bovendien als iemand het bijvoorbeeld zwaar heeft zal je vaak bijspringen, waardoor het voelt alsof je een soort vliegende keep bent.

Allereerst draag je als voorzitter natuurlijk behoorlijk wat verantwoordelijkheid, je bent uiteindelijk eindverantwoordelijke voor alles wat er binnen het bestuur gebeurt, waardoor je vaak ook een controlerende rol zal hebben. Zo moet jij bijvoorbeeld altijd goed kijken of er wordt voldaan aan de Statuten en het HR. Dit kan in het begin best wel eng zijn, maar laat je daardoor vooral niet afschrikken! Als jij geschikt bent als voorzitter is dit eigenlijk het laatste waarover je je zorgen moet maken, want dan komt dat vanzelf goed.

Ten tweede zal je vooral bezig zijn met leiding geven. Dit komt in een breed scala van zaken naar voren, zo zal je de interne vergaderingen en de ALV’s voorzitten, maar zal je ook functioneringsgesprekken voeren en erop toezien dat alles wat in het beleidsplan staat, waar je ook de leiding inneemt, uiteindelijk uitgevoerd wordt. Wat hierbij belangrijk is, is dat je het begrip leidinggeven ook door probeert te trekken in losse dingen, dus als het bestuur ergens tegenop ziet dat je als eerste initiatief toont. Denk hierbij ook aan simpele dingen als op tijd komen, als jij als voorzitter hier het verkeerde voorbeeld in geeft zal je vaak merken dat meerdere mensen in het bestuur zullen volgen.

Daarnaast ben je als voorzitter hét aanspreekpunt voor instanties binnen de VU, denk hierbij aan andere verenigingen maar ook aan het Faculteitsbestuur! Daarom zal je Mens moeten vertegenwoordigen bij verschillende overleggen met deze instanties. Hierbij leer je de VU op een hele andere manier kennen en leer je professioneel in gesprek te gaan met belangrijke mensen.

Tevens zal je als voorzitter vaak praatjes moeten houden voor groepen, denk hierbij aan het introductiepraatje of de buluitreiking. Hiervan leer je echt heel veel! Je hoeft zeker geen held te zijn in presenteren hiervoor, dat komt vanzelf goed.

Verder zal je als voorzitter ook het overzicht moeten bewaren zodat jullie niet alle taken in één maand hoeven uit te voeren. Hier heb je natuurlijk ook een vice-voorzitter en secretaris voor. Dit geldt eigenlijk voor alle hierboven benoemde punten, je bent nooit alleen verantwoordelijk en zo hoeft het ook zeker niet te voelen!

Als laatste schrijf je als voorzitter ook elke maand de nieuwsbrief. Al met al is het een super uitdagende en veelzijdige functie waarvan je heel veel kan leren! Je hoeft niet bang te zijn dat je alles al vanaf het begin kan, geloof me dat kon ik zeker niet. Ik raak nog steeds dagelijks mijn telefoon en sleutels kwijt en een agenda, daar deed ik niet aan. Wat vooral belangrijk is naar mijn mening is dat je enthousiast en gemotiveerd bent en dat je dicht bij de leden staat!

Ik hoop dat ik jullie een beter inzicht heb kunnen geven. Voor vragen kun je uiteraard altijd bij me terecht.

Liefs,
Suus

Commissaris Extern

Geachte lezers, beste bestuur geïnteresseerden,

Met dit bericht wil ik jullie informeren over de bestuursfunctie commissaris Extern. Daarnaast gebruik ik het bericht om mijn ervaringen met jullie te delen.

Voor het 18de bestuur der s.v. Mens kunnen jullie solliciteren op de functie commissaris Extern. De portefeuille van deze functie bevat het contact met bedrijven, het binnenhalen van sponsoring en het organiseren van carrière- en bedrijfsactiviteiten. Als commissaris Extern ben jij kortom verantwoordelijk voor de uitstraling en het contact van Mens naar bedrijven. Vaardigheden die bij deze functie komen kijken zijn: sociaal, professioneel, lef, plannen, creatief en leiding geven. Deze laatst benoemde vaardigheid komt kijken bij de verantwoordelijkheid voor de commissie Extern.

Het huidige bestuursjaar is voor mij erg leerzaam op de gebieden van groepsdynamiek, samenwerken, plannen en leiding geven. Als beginnend bestuurslid kon ik op al deze punten nog veel leren, dus wees niet terughoudend als dat ook voor jou geldt. Naast dat ik veel leer in het bestuur werk ik als commissaris Extern onbewust aan een carrière netwerk waar ik later (veel) gebruik van ga maken. Daarnaast heb ik door de Extern vergadering voor te zitten veel geleerd over samenwerken en leiding geven. Verder heb ik dit jaar veel nieuwe mensen leren kennen en super gezellig bestuursactiviteiten gehad. Het is de combinatie van het leren van nieuwe vaardigheden en het ontzettend leuk hebben dat het bestuursjaar voor mij speciaal maakt.

Ik hoop dat ik met bovenstaande beschrijving een duidelijk en compleet beeld heb gecreëerd van de functie en een bestuursjaar. Mocht je toch nog vragen hebben dan beantwoord ik deze graag en kan je ze stellen via onderstaande manieren.

Met vriendelijke groet,

Stefan Fransen

h.t. commissaris Extern der s.v. Mens

Contact: elke maandagmiddagpauze is er een bestuurslid in de Mens-kamer en mailen kan altijd naar bestuur@mens-vu.nl

Wat houden de functies secretaris en vice voorzitter in?!

Hee allemaal!

Ik ga in dit stukje iets vertellen over mijn twee bestuursfuncties: secretaris en vice voorzitter.

Als secretaris houd ik mij bezig met administratieve taken en de communicatie binnen de vereniging. De hoofdtaak van de secretaris is notuleren. Elke bestuursvergadering wordt genotuleerd door de secretaris en dit geldt ook voor de ALV. Doordat ik goed heb leren notuleren, ben ik ook beter geworden in aantekeningen maken tijdens colleges, omdat je beter de hoofdzaken uit een verhaal kunt halen. Daarnaast houd ik de bestuursmail bij en ben vaak de persoon die op mailtjes reageert. Om de dag ga ik naar de postkamer om te kijken of er post binnen is gekomen voor onze vereniging. Als dit het geval is, verwerk ik deze post en verzamel alle post in een georganiseerde map. Als iemand lid wil worden van de vereniging dan voeg ik ze toe aan ons ledenbestand, de mailinglijsten en de verjaardagskalender. Verjaardagskaartjes versturen is namelijk ook een taak van de secretaris, net zoals het versturen van verenigingsblad de Anthropos. Verder ben je verantwoordelijk voor het aanvragen van de erkenning en het profileringsfonds. Dit bovenstaande doe ik allemaal met behulp van mijn vice secretaris Dominique. Ik ben ongetwijfeld nog iets vergeten, maar ik vind de functie secretaris super leuk en zou het iedereen aanraden die affiniteit heeft met mailen en contact met mensen.

Als vice voorzitter ondersteun in de voorzitter waar mogelijk. Zo bespreek en controleer ik de agenda voor een bestuursvergadering. Verder moet je altijd van alles op de hoogte zijn, want je moet de voorzitter te allen tijde kunnen vervangen. Het kan zijn dat je naar een overleg moet, of een praatje/speech moet houden voor een grote groep, of de bestuursvergadering moet voorzitten. Goed contact met je voorzitter is dus erg belangrijk. Ook dit is een leuke functie en zeker aan te raden als jij het leuk vindt om van alles op de hoogte te zijn.

Verder vind ik een bestuursjaar druk, maar heel erg leuk. Je leert ontzettend veel, zoals communiceren en samenwerken met een groep mensen, plannen, nieuwe skills en je leert jezelf beter kennen. Daarnaast is het natuurlijk erg leuk dat je heel veel nieuwe andere mensen leert kennen en leuke uitstapjes maakt. En misschien wel het allerleukste: met je bestuursleden heb je een speciale band voor het leven 😊 <3

Mocht je nog iets willen weten, schroom dan niet om het te vragen aan mij of een van de andere bestuursleden!

Liefs, Maartje

 

 

Treinen

Velen van ons wonen nu in het mooie Amsterdam op kamers. Sommigen met huisgenootjes anderen lekker op zichzelf. Zeker in het begin van je studententijd zul je nog wel regelmatig de trein naar thuis thuis pakken om een weekendje verwend te worden en verhalen te vertellen aan familie. Daar hoort natuurlijk ook een treinreis bij… Voor mij is dat een reis van dik 2,5 uur zitten, gelukkig wel in dezelfde trein (als NS meewerkt). Als ik naar mezelf kijk, ga ik nu dan ook steeds minder terug naar het verre Limburg. Toch word je steeds beter met die reizen, het went wel en soms maak je toch wel bijzondere dingen mee in dat lange gele voertuig. De ene zit op zijn telefoon spelletjes te lezen, de ander luistert muziek, weer een ander leest een boek en er is altijd wel iemand die lekker voor zich uit zit te staren. Ik probeer altijd wel wat aan studie te doen, want anders zijn die 2,5 uur echt weggegooide tijd. Hier misschien wat handige tips voor die nieuwe treinreizigers onder ons:

1. Zoek een stiltecoupé als je echt in stilte wilt kunnen studeren (oké redelijk voor de hand liggend maar toch)
2. Zoek van tevoren werk uit waarvoor je niet je boek, collegeblok en laptop nodig hebt, want dat pas niet op zo een minitafeltje in de trein.
3. Ga niet samenreizen, klinkt heel stom en misschien asociaal, maar soms vermijd ik iemand die ik ken in de trein oprecht omdat ik gewoon echt even moet studeren.
4. Lukt het niet meer? Stop ermee en ga lekker muziek luisteren, soms is het gewoon klaar!

Hopelijk hebben jullie er wat aan en kunnen jullie na de treinreis lekker thuis genieten van het weekend!